Polityka Prywatności Cognition Shared Solutions sp. z o.o.

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej oraz osób zgłaszających się do bazy kontraktorów Cognition Shared Solutions sp. z o.o. Dokument ten zawiera informacje o gromadzonych danych, celach ich przetwarzania, przysługujących prawach oraz wykorzystywaniu plików cookies.  

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Cognition Shared Solutions sp. z o.o., z siedzibą w Hoża 86/410, 00-682 Warszawa, wpisana do KRS pod numerem 0000867623. Możesz skontaktować się z nami:

• Adres korespondencyjny: Hoża 86/410, 00-682 Warszawa
• E-mail: [email protected]
• Telefon: +48 22 1531500

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych  

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Przeprowadzenie procesu rekrutacji i oceny kwalifikacji do współpracy	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
Budowanie bazy kontraktorów i przedstawianie kandydatów firmom	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
Podjęcie działań przed zawarciem umowy i realizacja umowy	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Rozliczenia podatkowe i księgowe związane z podpisanym kontraktem	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
Zapewnienie bezpieczeństwa danych i obrona przed roszczeniami	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania i realizacji współpracy.

  4. Zakres zbieranych danych

4.1    Dane zbierane w formularzu zgłoszeniowym

Osoby zgłaszające się do naszej bazy kontraktorów podają następujące dane:

• Dane identyfikacyjne: imiona, nazwiska.
• Dane kontaktowe: e-mail, numer telefonu.
• Lokalizacja: kraj, miasto.
• Dane zawodowe:
• • Preferowane technologie, narzędzia, rodzaje projektów.
  • Dostępność, preferowane godziny pracy.
  • Oczekiwane wynagrodzenie.
  • Poziom znajomości języków obcych.
  • Linki do portfolio (GitHub, Stack Overflow, LinkedIn, strona www).
  • Referencje od wcześniejszych klientów (jeśli dostępne).
  • CV prezentujące dotychczasowe doświadczenie zawodowe i wykształcenie.
  • Inne kompetencje: menadżerskie, administracyjne, CTO, DevOps itp.
  • Zdjęcie profilowe dołączone do LinkedIn lub CV, lub przesłane przez kandydata (opcjonalnie).
  • Wyniki testów kwalifikacyjnych i rekrutacyjnych.

Dane te są przechowywane zgodnie z Polityką Ochrony Danych Osobowych, a użytkownik ma prawo do ich edycji lub usunięcia.

4.2 Dodatkowe dane zbierane po podpisaniu kontraktu

Jeśli zdecydujesz się na współpracę, poprosimy Cię o dodatkowe dane wymagane do rozliczeń i obsługi kontraktu. W zależności od wybranej formy rozliczenia, mogą to być:

• Dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce:
• • Numer NIP
  • Adres działalności (dla faktur)
  • Kraj rezydencji podatkowej
  • Numer rachunku bankowego
  • Numer VAT EU (jeśli dotyczy)
• Dla spółek z o.o. (lub innych podmiotów gospodarczych):
• • Dane spółki (nazwa, adres, NIP, KRS)
  • Dane reprezentanta upoważnionego do podpisania umowy
  • Numer rachunku bankowego
• Dla innych form rozliczeń (np. umowa B2B przez pośrednika, umowa zlecenie):
• • Zakres wymaganych danych ustalamy indywidualnie, w zależności od warunków współpracy.

Nie zbieramy tych danych na etapie rekrutacji – dopiero w momencie podpisania umowy.

  5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane:

• Cognition Shared Solutions Ltd. (Wielka Brytania) – w celu pośredniczenia w znalezieniu odpowiednich startupów zainteresowanych współpracą z kontraktorami oraz w zakresie obsługi administracyjnej związanej z przedstawianiem kandydatur firmom z Wielkiej Brytanii.
• Jeśli Twoja kandydatura zostanie przedstawiona startupowi w Wielkiej Brytanii, Twoje dane mogą zostać przekazane temu startupowi w celu podjęcia decyzji rekrutacyjnej. Każde przekazanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami ochrony danych.
• Podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne na rzecz administratora.
• Podmiotom IT obsługującym infrastrukturę teleinformatyczną (np. hosting, e-mail, CRM).
• Podmiotom IT wspierającym analizę kandydatów i komunikację z wykorzystaniem AI (OpenAI), przy czym Twoje dane nigdy nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Urzędom skarbowym i instytucjom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Nie przekazujemy Twoich danych osobowych do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), chyba że startup, do którego aplikujesz, znajduje się poza EOG. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych wymaganych zabezpieczeń. Jeśli dostawca usług IT znajduje się poza EOG, przekazanie danych odbywa się przy zastosowaniu standardowych klauzul umownych (SCC) zabezpieczających transfer danych poza EOG.

  6. Okres przechowywania danych

• Twoje dane przechowujemy przez 6 miesięcy od ich otrzymania. Jeśli w tym okresie nie znajdziemy firmy gotowej nawiązać z Tobą współpracę, po tym czasie, a następnie co roku będziemy wysyłać Ci e-mail z pytaniem, czy nadal chcesz być w naszej bazie. Jeśli nie odpowiesz lub odmówisz, dane zostaną usunięte, a dalsze poszukiwania pracodawcy – przerwane.
• Możesz od razu wyrazić zgodę na przechowywanie Twoich danych przez 2 lata, zaznaczając odpowiednie okienko w formularzu. Po tym okresie wyślemy Ci e-mail z pytaniem, czy nadal chcesz być w naszej bazie. Jeśli nie odpowiesz lub odmówisz – dane zostaną usunięte, a dalsze poszukiwania pracodawcy – przerwane.
• W przypadku podpisania umowy z firmą w Wielkiej Brytanii przechowujemy Twoje dane przez okres trwania współpracy oraz przez 5 lat od jej zakończenia (ze względu na wymogi księgowe i podatkowe). 
  

  7.  Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii.
• Sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli nie są już potrzebne lub przetwarzanie odbywa się bez podstawy prawnej.
• Ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach.
• Przenoszenia danych do innego administratora (np. firmy rekrutacyjnej), jeśli wyrazisz taką wolę.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

  8. Pliki cookies i technologie śledzące

Strona internetowa Cognition Shared Solutions sp. z o.o. używa plików cookies w celu zapewnienia poprawnego działania strony oraz analizy ruchu.

Pliki cookies, które stosujemy:

• Niezbędne – wymagane do działania strony, przechowujące np. ustawienia językowe i preferencje użytkownika.
• Analityczne (jeśli używane) – pomagają nam analizować ruch na stronie (np. Google Analytics).

Użytkownik może w każdej chwili zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce lub poprzez narzędzie dostępne na stronie.

  9. Przekazywanie danych poza EOG

Ponieważ nasi klienci znajdują się w Wielkiej Brytanii, Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Wielka Brytania została uznana przez Komisję Europejską za kraj zapewniający odpowiedni poziom ochrony danych, więc takie przekazanie odbywa się zgodnie z przepisami RODO.

  10. Zabezpieczenia danych

Aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych, stosujemy:

• Szyfrowanie danych w systemach IT.
• Ograniczenie dostępu tylko do upoważnionych osób.
• Regularne audyty bezpieczeństwa. 
  

  11. Kontakt w sprawie ochrony danych

Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych, możesz skontaktować się z nami:

• E-mail: [email protected]
• Telefon: +48 22 1531500
• Adres korespondencyjny: Hoża 86/410, 00-682 Warszawa

Ostatnia aktualizacja: 21.03.2025